Uzasadnienie biznesowe ma za zadanie udowodnić, że realizacja projektu się opłaci. Jest to rachunek kosztów i potencjalnych zysków. Warto pamiętać, że liczą się nie tylko jednorazowe nakłady, bezpośrednio poniesione w trakcie trwania projektu, ale też późniejsze, regularne koszty, które musimy przewidzieć. Po stronie korzyści z kolei pojawić się mogą np. dodatkowe przychody, które projekt przysporzy organizacji. Często oczekiwaną korzyścią będzie też ograniczenie obecnie ponoszonych kosztów. To również może być częsty powód, by zrealizować projekt (np. udoskonalający jakiś proces).

Przygotowanie rachunku biznesowego jest konieczne, ponieważ na tej podstawie sponsor lub zarząd podejmą decyzję o uruchomieniu danego projektu. Nierzadko kalkulacja ta będzie jednak bazować na wielu założeniach i kryć w sobie dużo niepewności. Nie szkodzi. Niech nas to nie zniechęci. Zdecydowanie lepsza jest jakakolwiek kalkulacja (ale jednak przygotowana) niż opuszczenie rąk i rezygnacja z niej (pod pretekstem braku danych czy zbyt dużej nieprzewidywalności).

Namawiam zresztą, by uzasadnienie biznesowe nie było przesadnie rozbudowane. W większości przypadków chodzi po prostu o pokazanie na ogólnych liczbach, że wiemy, na co się porywamy i mamy przemyślaną kwestię sensowności projektu. Z drugiej strony przestrzegam przed zbyt dosłownym traktowaniem uzasadnienia biznesowego. Nie powinno się na jego podstawie „rozliczać” potem lidera czy zespołu. Do rozliczania służy cel projektu, który należy terminowo zrealizować. Natomiast uzasadnienie biznesowe (tzw. po angielsku: business case) jest przygotowywane na wczesnym etapie, owszem, według najlepszej wiedzy, ale istnieje spore ryzyko, że ostatecznie rzeczywistość będzie wyglądać inaczej. Odpowiedzialność za to musi spoczywać zarówno na zespole projektowym i jego liderze (przygotowują najlepszą kalkulację opłacalności, na jaką ich stać), jak i na mocodawcach (sponsor lub zarząd wiedzą, że w uzasadnieniu biznesowym kryją się liczne założenia i niewiadome, i akceptują fakt, że ostateczna kalkulacja po wdrożeniu projektu może się różnić od założeń). Z tego należy wyciągnąć wnioski na przyszłość i nie mylmy tego z wyciąganiem konsekwencji wobec lidera. Nie temu służy kalkulacja opłacalności.

A czemu służy? Podjęciu decyzji na starcie, czy projekt wygląda na tyle interesująco, że wygrywa z innymi pomysłami i powinien dostać zielone światło.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze