O serwisie

Prosto o projektach

Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami

Tytuł i podtytuł tego serwisu chyba mówią wszystko: w prosty sposób (mam nadzieję!) przekazuję tu podstawową wiedzę o tym, jak efektywnie prowadzić projekty. To darmowa baza wiedzy dla wszystkich, którzy chcą podszkolić się w tej sztuce. Zapraszam do korzystania!

Posłuchaj podcastu: Odcinek Zero

Poniższy wstęp nagrałem w zerowym odcinku podcastu, noszącego ten sam tytuł „Prosto o projektach”.

Wolisz przeczytać – przewiń w dół. Wolisz posłuchać – bardzo proszę:

Dlaczego powstał ten serwis?

Wiedza na wyciągnięcie ręki. Marzyło mi się stworzenie miejsca, w którym można szybko i łatwo dotrzeć do dobrych praktyk w zarządzaniu projektami. Nie znajdziecie tu zatem rozbudowanych metodyk ani zbędnej teorii. Same konkretne i życiowe podpowiedzi, które – mam nadzieję – ułatwią pracę wielu osobom, prowadzącym projekty.

Nie każdy potrzebuje certyfikatu. W wielu znanych mi organizacjach liderem projektu zostaje się znienacka. Tylko nieliczni wiążą z tą umiejętnością swoją karierę w sposób zaplanowany. Większość osób, którym przyszło poprowadzić projekt, nie ma ukończonych studiów w tym kierunku, nie zdobyła certyfikatów, nie brała udziału w szkoleniach z tego zakresu, nie ma formalnie potwierdzonych kompetencji. A jednak muszą się oni zmierzyć z takim zadaniem i chcą zrobić to jak najlepiej. W tym serwisie znajdą wiele przydatnych podpowiedzi: bardziej życiowych niż certyfikaty i do tego za darmo.

Projekty są bardzo popularnym trybem pracy. W dzisiejszych czasach coraz częściej pracujemy w trybie projektowym. Nie trzymamy się sztywno struktur organizacyjnych, ale wykraczamy poza nie. Tworzymy ad hoc zespoły do rozwiązania problemów. Zbieramy się w różnych konfiguracjach, aby wspólnie wykonać mniejsze lub większe zadania. Słowo „projekt” jest tak wszechobecne, że aż czasem nadużywane. Jednak to świadczy wyłącznie o tym, że osób potencjalnie zainteresowanych dobrymi praktykami w tym zakresie powinno być sporo. I to dla nich jest ten serwis.

Moje praktyczne doświadczenie. Zajmuję się tematyką projektową bez mała od ćwierć wieku (!). Najpierw jako konsultant w międzynarodowych korporacjach, a potem jako samodzielny ekspert w tej dziedzinie. Doradzam i szkolę. Pomagam wdrażać w firmach skuteczne zasady zarządzania projektami. Bywam mentorem dla liderów projektów lub zarządów. Mój szczegółowy życiorys znajdziecie na stronie O MNIE.

Popyt na wiedzę o projektach. Wydane przeze mnie książki co miesiąc znajdują nowych nabywców, pomimo upływu lat od ich napisania. Zdumiewa mnie to i cieszy zarazem. „Alfabet zarządzania projektami” i „Praktyczne lekcje zarządzania projektami” zostały wydane przez Onepress już kilka lat temu, ale ciągle są dostępne, a ich treść w ogóle się nie zdezaktualizowała. Możecie je nabyć na stronie wydawnictwa Onepress w formie papierowej lub eBooka. W styczniu 2021 „Alfabet zarządzania projektami” nagrałem w formie audiobooka we współpracy z Audioteką. Jeśli wolicie słuchać, to tutaj można nabyć AUDIOBOOK.

Inspiracja Michała Szafrańskiego. Blog „Jak oszczędzać pieniądze?” jest wzorem niezwykle udanej inicjatywy, polegającej na otwartym dzieleniu się wiedzą. Mój imiennik udowodnił, że „tworzenie wysokiej jakości treści dających realną szansę na wprowadzenie korzystnych zmian w życiu innych osób jest uniwersalną wartością” (cyt. z jego książki „Zaufanie czyli waluta przyszłości”). Ostatecznie do działania pchnęło mnie jednak inne, dość prozaiczne, stwierdzenie ze wspomnianej książki: „Nie ma sensu kisić w sobie wiedzy i czekać na nie wiadomo co”. Tak więc nie czekam już dłużej. Michał, dzięki za mimowolną i nieświadomą inspirację. Startujemy!

O jakich projektach mówimy?

Projektem jest zarówno wysłanie rakiety kosmicznej na orbitę okołoziemską, jak i wdrożenie w firmie systemu ocen pracowniczych, zarówno wprowadzenie do sprzedaży nowego produktu, jak i organizacja wesela. Czy w ogóle można zatem mówić o jakimś wspólnym mianowniku tak różnych przedsięwzięć?

To prawda, że skala projektów może być bardzo różna. Ale wiele dobrych praktyk ma charakter uniwersalny. Szykując ten serwis mam jednak na myśli typowe, przeciętne projekty, które w tysiącach przedsiębiorstw są realizowane na co dzień. Odrzućmy zatem skrajności.

Największe przedsięwzięcia projektowe, jak choćby program kosmiczny SpaceX, mają tak wyjątkową skalę i stopień skomplikowania, że muszą korzystać z zaawansowanej metodyki. Nie o takich zadaniach tu mówimy.

Również niekoniecznie mam na myśli zadania, które realizujemy prywatnie. Możemy oczywiście o organizacji wesela myśleć, jak o szczególnym dla nas projekcie. Nawet warto skorzystać z pewnych dobrych praktyk i narzędzi (harmonogram, podział zadań itp.), ale nie mamy do czynienia z ulokowaniem takiego projektu w organizacji. A tego dotyczy spora część dobrych praktyk, które zamierzam przedstawić.

Zakładam więc, że mówimy o zadaniach projektowych, realizowanych w przeciętnej firmie czy innej organizacji.

Oto kilka przykładów:

• opracowanie i wdrożenie nowego produktu czy usługi (projekt rynkowy)
• budowa nowego magazynu (projekt infrastrukturalny)
• przeniesienie siedziby spółki do nowego biura (projekt organizacyjny)
• wdrożenie systemu informatycznego w firmie (projekt IT)
• uruchomienie nowego kanału sprzedaży (projekt rozwojowy)
• organizacja konferencji (projekt PR)
• udoskonalenie kluczowego procesu wewnątrz firmy (projekt optymalizacyjny)
• wprowadzenie systemu ocen pracowniczych (projekt HR)

Nadal są to bardzo różnorodne projekty, ale większość opisanych przeze mnie dobrych praktyk okaże się dla nich adekwatnych.

Jak podchodzić do dobrych praktyk?

Najkrótsza odpowiedź: na pewno nie bezkrytycznie. Każda organizacja jest inna i każdy projekt jest nieco inny. Nie wyobrażam sobie, by do jakiegokolwiek projektu dawało się zastosować wszystkie bez wyjątku dobre praktyki, o których tu mowa. Musimy po prostu czytać i słuchać, mając w tyle głowy zdrowe, krytyczne pytanie: „Czy wspomniana zasada będzie mieć zastosowanie akurat w moim przypadku?”. Większość raczej tak, ale z pewnością nie wszystkie.

W mniejszych organizacjach zapewne nie powstaną komitety sterujące. W innych firmach o stałym składzie zespołu projektowego można tylko pomarzyć (rotacja pracowników, specyfika czasu pracy). W jeszcze innych przypadkach nie będzie mowy o scenariuszach alternatywnych (bo po prostu nie istnieją) itp. itd.

Zakładam, że potraficie przefiltrować opisane tu dobre praktyki przez specyfikę Waszych przedsięwzięć czy organizacji. Taka krytyczna weryfikacja jest niezbędna. Bierzcie zatem z poniższych praktyk te, które wydadzą się Wam stosowne i mające szansę powodzenia w Waszych firmach i projektach. Testujcie i dzielcie się swoimi spostrzeżeniami. Sens tego serwisu polega również na komentowaniu i otwartym przekazywaniu sobie nawzajem kolejnych doświadczeń.

Jeśli uważasz, że jakaś istotna dobra praktyka zasługuje na opisanie, a nie znalazła się w bazie, napisz do mnie: kopczewski@processum.pl

Czy lista dobrych praktyk jest zamknięta?

Oczywiście nie. I chyba nigdy nie będzie. Na początek przygotowałem listę dobrych praktyk, na której umieściłem 77 pozycji (październik 2020). Będę je po kolei opisywał i dołączał do serwisu. Zakładam, że 1-2 odcinki uda mi się wrzucić tygodniowo. W ten sposób w ciągu niecałego roku zbuduję dość kompletny serwis.

Na pewno też przyjdą mi do głowy kolejne lekcje, o których na wstępie zapomniałem. Liczę również na podpowiedzi Czytelników i Słuchaczy, którzy rozszerzą moje horyzonty i wskażą tematy, o których zapomniałem lub nie pomyślałem. W ten sposób wspólnymi siłami zbudujemy praktyczną bazę wiedzy na temat efektywnego prowadzenia projektów.

Jak zbudowany jest serwis?

Każda lekcja (dobra praktyka) jest krótko opisana. Staram się nie rozgadywać, bo zwięzłość powinna być zasadą, której chcę się trzymać. Łatwość korzystania z tych praktyk między innymi powinna wynikać z tego, że opisy są krótkie i treściwe.

Do każdej lekcji nagram również jeden odcinek podcastu. Treść nie będzie pokrywać się z opisem. W nagraniu usłyszycie nieco więcej, przed mikrofonem jest miejsce na rozszerzenie tematu, dodatkowe przykłady itp. Jednak i tu także trzymam się zasady zwięzłości: każdy odcinek powinien trwać maksymalnie około 10 minut. Jeśli kogoś interesują wyłącznie nagrania poszczególnych odcinków podcastu, to polecam podstronę PODCAST.

Zapraszam serdecznie –

Michał Kopczewski