Wszyscy członkowie zespołu projektowego powinni od początku wiedzieć, dlaczego są w projekcie i co będą robić. W szczególności: za co odpowiadać. Lider najczęściej oczekuje od każdej z tych osób „pokrycia” pewnego zakresu merytorycznego. Przy czym może on być szerszy od zakresu odpowiedzialności na piastowanym na co dzień stanowisku.

Powód jest prosty: zwykle ograniczamy liczbę osób w zespole, aby pracowało się efektywniej. Dlatego nierzadko musimy poprzestać na pojedynczych osobach, reprezentujących wybrane działy, piony czy jednostki organizacyjne. Dla przykładu: w dziale zakupów poszczególni kupcy mogą być podzieleni branżowo, ale nie weźmiemy ich wszystkich do projektu. Tylko jeden z nich będzie reprezentował zakupy. Albo sprzedawcy: mogą być podzieleni geograficznie, ale tylko jednego weźmiemy do zespołu projektowego – jako reprezentanta wszystkich, całej funkcji sprzedażowej.

Na co dzień możemy więc być tylko jednym z kupców czy jednym ze sprzedawców, mając ściśle określony, wycinkowy zakres odpowiedzialności. Jeśli jednak trafimy do projektu, to najczęściej będziemy odpowiadać za cały dział. Rodzi to dodatkowe obowiązki, chociażby konieczność wewnętrznych konsultacji w dziale, zbierania informacji czy opinii. Członek zespołu projektowego musi tę rolę zrozumieć, by ją prawidłowo wypełniać.

Lider powinien już na pierwszym spotkaniu wyraźnie to zakomunikować. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że osoby, które trafiły do zespołu, będą odruchowo ograniczać swój punkt widzenia wyłącznie do swojego codziennego zakresu obowiązków, „zapominając” o reszcie działu. To potencjalnie rodzi poważne konsekwencje. Jeśli lider zakłada, że obecność jednego sprzedawcy załatwia punkt widzenia całego działu sprzedaży, a ów sprzedawca występuje wyłącznie w swoim imieniu, nie konsultując się z koleżankami czy kolegami z działu, to o nieporozumienia nietrudno.

Ważne również, by lider zawczasu przedstawił przełożonym kandydatów do zespołu swoje oczekiwania. Ich szefowie powinni dobrze zrozumieć, że poszukujemy reprezentantów całego działu (jeśli tak jest w istocie). Wynajdą wtedy odpowiednie osoby i zadbają o to, by faktycznie mówiły w imieniu całej reprezentowanej funkcji.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze