Pierwsze spotkanie zespołu projektowego, to ważny moment. Od tego, jak zostanie przeprowadzone, wiele zależy. Nastawienie uczestników zbuduje się na podstawie tego pierwszego wrażenia, które… (jak mówi powiedzonko) możesz zrobić tylko raz. Ważną informacją, którą każdy musi z tego pierwszego spotkania wynieść, jest jego rola w zespole.

Nie chodzi, rzecz jasna, o szczegółową listę zadań, ale o ogólny zakres odpowiedzialności poszczególnych osób w projekcie. Lider będzie skuteczniejszy, gdy zamiast wskazywania detalicznych zadań przekaże każdemu w zespole odpowiedzialność za pewien obszar i pozwoli na pewną dozę samodzielności i inicjatywy w tym zakresie. Ręczne sterowanie każdym prowadzi nieuchronnie do bierności i oczekiwania na kolejne zadania zlecane przez lidera. Tymczasem aktywna rola wszystkich członków zespołu zaczyna się od otrzymania jakiejś funkcji i zakresu odpowiedzialności.

Jeśli podzielimy się tematycznie kompetencjami w zespole, to nie tylko każdy poczuje wręcz obowiązek zajmowania się przydzielonym tematem, ale też liderowi będzie o wiele łatwiej. Nie będzie musiał w każdej chwili myśleć o wszystkich wątkach, bo już na spotkaniu inaugurującym zdelegował obszary zadań na każdego z członków zespołu.

Np. osoba z działu IT będzie w projekcie odpowiadać za całość zagadnień związanych z opracowaniem nowych rozwiązań technologicznych; osoba z działu HR będzie w całości odpowiadać za wypracowanie treści szkoleń dla pracowników; ktoś ze sprzedaży będzie odpowiadać za konsultowanie nowych rozwiązań z zaufanymi klientami itd. Nie są to pojedyncze zadania, ale właśnie obszary odpowiedzialności, w ramach których w trakcie projektu każda z tych osób może samodzielnie zaplanować działania i pilnować ich realizacji.

Na spotkanie kick-off warto zaprosić nieco więcej osób. Przełożeni członków zespołu – dowiedzą się z pierwszej ręki, czym zajmie się projekt. Osoby biorące udział w podobnych przedsięwzięciach w przeszłości – jeśli nawet nie są tym razem w projekcie – podzielą się swoimi doświadczeniami. Członkowie zarządu – mogą zechcieć opowiedzieć o genezie uruchomienia projektu i swoich oczekiwaniach. Docelowy zespół powinien być ograniczony, ale na tym pierwszym spotkaniu szersze grono bywa całkiem dobrym pomysłem.

Tym bardziej jednak na koniec spotkania lider musi jasno zakomunikować, kto z tego szerszego grona docelowo zostaje w zespole i jaką rolę będzie pełnił.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze