Dobrze jest spisać w jednym miejscu wszystkie uzgodnienia dotyczące projektu – jego celu, zakresu, składu zespołu, terminów, budżetu czy produktów prac. Takim miejscem jest karta projektu. Z założenia powinien to być dokument bardzo prosty, nie stanowiący „bariery wejścia” do projektu. Jego głównym celem jest zanotowanie ustaleń, tak aby wszyscy interesariusze mogli się do nich w dowolnym momencie odwołać. Karta projektu porządkuje wyobrażenia wszystkich na temat zadania, które jest podejmowane, minimalizuje ryzyko nieporozumień.

W organizacjach realizujących wiele projektów warto wprowadzić jeden szablon karty projektu. To ułatwia zadanie kolejnym liderom. Nie muszą zastanawiać się nad tym, skąd wziąć dobry wzór. Dodatkową korzyścią jest ujednolicone podejście do opisu projektów. To z kolei pomaga w zarządzaniu całym portfelem projektów, porządkuje metodykę, ułatwia ich porównywanie itp. Przydatnym pomysłem jest też przygotowanie dobrze wypełnionej karty projektu, konkretnego przykładu, na którym mogliby się liderzy wzorować.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze