Dobór lidera projektu nie tylko dotyczy jego doświadczenia czy cech charakteru, ale również nie bez znaczenia jest jego pozycja w strukturze organizacyjnej firmy. Jeśli projektem miałby pokierować szeregowy pracownik, to będzie mu niezwykle trudno. Będąc osobą niedecyzyjną napotka mnóstwo trudności w szybkim uzyskiwaniu zgód. Będzie skazany na częste konsultowanie się z przełożonymi, co wydłuża czas trwania projektu. To również nie przydaje takiej osobie autorytetu w gronie samego zespołu projektowego.

Jednak w poszukiwaniu osób decyzyjnych możemy niechcący popaść w drugą skrajność, równie niekorzystną. Bywa (rzadko, ale zdarza się), że do prowadzenia projektu aż się rwie któryś z dyrektorów lub nawet członków zarządu. To z pozoru świetnie, bo wysoko postawiona osoba na czele stwarza obietnicę skuteczności działania i pewnego wdrożenia. W teorii wygląda to dobrze, ale praktyka weryfikuje takie pomysły. Wkrótce okazuje się, że ktoś taki ma niewiele czasu na pracę operacyjną i faktyczne prowadzenie zespołu projektowego. Menedżerowie (zbyt) wysokiego szczebla są na tyle zajęci, że mają na głowie znacznie więcej tematów i projekt szybko staje się zaledwie jednym z nich, nie zawsze priorytetowym. Nie da się prowadzić projektu z doskoku, mając mało czasu.

Obie powyższe skrajności są zatem równie nieefektywne.

Idealnego kandydata należy więc szukać gdzieś w środku struktury organizacyjnej, choć raczej wyżej niż niżej. Zawsze jednak można takiej osobie od samego początku w łatwy sposób pomóc, by wzmocnić jej postrzeganą pozycję.

Trywialnym sposobem jest osobiste mianowanie takiej osoby przez członka zarządu czy prezesa. Może on przyjść na pierwsze spotkanie zespołu, wyrazić poparcie i własnym autorytetem takiego lidera dodatkowo wzmocnić. Kosztuje to raptem kilka minut czasu prezesa.

Innym patentem jest ustanowienie czasowej linii raportowania: lider może wprost raportować do zarządu na czas trwania projektu, co od razu jest w organizacji zauważone i niewątpliwie jest ważnym sygnałem dla wszystkich, że projekt jest naprawdę priorytetowy, a pozycja lidera – mocna.

Inaczej jest w tych firmach, które mają w swoich strukturach Dział PM, w którym pracują etatowi menedżerowie projektów (PM – Project Managers). Wtedy sprawa jest prosta: to stąd rekrutują się liderzy projektów i nie trzeba poszukiwać ich w innych miejscach firmy. Jest prościej, ale większość firm nie ma takiego wyodrębnionego działu. Ma on bowiem sens tylko wtedy, gdy naprawdę mamy do poprowadzenia dziesiątki projektów w roku, a Dział PM może liczyć na stałe obłożenie pracą.

W każdej sytuacji warto zadbać o odpowiednie umocowanie lidera już na samym starcie, bo rzuca to światło na postrzeganie całego projektu, a pośrednio – także wpływa na jego końcowy sukces.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze