Znaczenie słowa „sponsor” może być nieco mylące w kontekście zarządzania projektami. W języku polskim kojarzy się głównie z pieniędzmi, a tymczasem to bynajmniej nie finansowanie projektu jest głównym zadaniem sponsora. Ma on być przede wszystkim wsparciem dla lidera. Warto bowiem mieć kogoś na najwyższych szczeblach organizacji, komu na projekcie zależy. To znacząco zwiększa szanse powodzenia projektu.

Krótko i elegancko oddaje istotę rzeczy taka oto prosta, nieformalna definicja: „sponsor to osoba z najwyższego kierownictwa, najbardziej zainteresowana efektami projektu”. Dlaczego z najwyższego kierownictwa? Tylko tam bowiem znajdziemy osoby odpowiednio decyzyjne, mogące usuwać bariery, przekonywać opornych, budować koalicje czy wskazywać priorytety. Sponsor projektu zdobywa w zarządzie popleczników i buduje przychylność.

W relacjach z liderem sponsor nakreśla wizję, ustala kierunek i decyduje o tym, jaki jest ostateczny cel projektu. Szczegóły dookreśli zespół projektowy, ale to zadaniem sponsora jest wyznaczenie generalnego kierunku prac i swoich oczekiwań.

Sponsor powinien być widoczny dla zespołu projektowego (nie tylko dla lidera) i to nie tylko w chwili uruchamiania prac, ale przez cały projekt – z pewną regularnością. Gdy widzimy, że ktoś jest autentycznie zainteresowany, mobilizujemy się bardziej i czujemy sens naszej pracy.

Na końcu projektu sponsor odbiera produkty prac i je akceptuje. Jeśli od początku utrzymywał kontakty z zespołem, wówczas moment zakończenia i odbioru prac będzie płynny i pozbawiony zaskoczeń.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze