Zdawać by się mogło, że skoro jasno uzgodniliśmy cel projektu, to zakresu już nie musimy dodatkowo spisywać. Tak nie jest. Cel to zwykle 1-2 konkretne zdania, ale w nich nie zmieścimy wszystkiego. Dlatego zakres projektu jest naturalnym i bardzo przydatnym dopełnieniem celu. Nie piszmy jednak elaboratów, nie kopiujmy planu prac. Wystarczy kilka haseł – obszarów, którymi zespół decyduje się zająć. Zakres projektu ma być prosty i konkretny. Nie zasługuje na dodatkowy dokument (pilnujmy prostoty i unikajmy biurokracji!). Wystarczy kilka punktów w karcie projektu.

Bardzo przydaje się nie tylko wypunktowanie obszarów, którymi zespół się zajmie, ale też: czym się nie zajmie. Tak, choć może to nie jest intuicyjne, to jednak poczynienie odpowiednich zastrzeżeń pozwala uniknąć nieporozumień przy odbieraniu efektów prac. Nie chodzi przy tym o bezrefleksyjne wypisywanie długiej listy zadań, które nas nie dotyczą. Mogłaby ona przecież ciągnąć się w nieskończoność. Chodzi o identyfikację takich zagadnień, które są potencjalnie sporne. Jeśli więc widzimy ryzyko nieporozumień (jedni uznają, że projekt powinien się jakimś tematem zająć, a inni – że nie), to napiszmy jasno: tak czy nie.

Dlatego optymalna forma spisania zakresu projektu, to dwukolumnowa tabela: w lewej kolumnie wypiszemy, czym zespół zamierza się zająć, a w prawej – co świadomie chce z zakresu wyłączyć. To doskonała podstawa do rozmowy ze sponsorem, który przecież powinien zakres (i wyłączenia) dobrze zrozumieć i zaakceptować.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze