Cel projektu – nawet dobrze sformułowany – nie wystarczy, by jasno sprecyzować, w którym momencie projekt się kończy. Tymczasem takiej wiedzy potrzebują członkowie zespołu, ich przełożeni, ale też lider i sponsor. Chodzi o zarządzanie oczekiwaniami i unikanie nieporozumień.

Prostą i skuteczną metodą jest użycie zdania: „Projekt uznamy za zakończony, gdy…” i dokończenie go. Dopełnieniem tego zdania powinny być wszystkie kluczowe zadania, czekające zespół projektowy na ostatniej prostej. Może ich być kilka. Po ich pomyślnym zrealizowaniu członkowie zespołu mają prawo oczekiwać, że sponsor dokona odbioru rezultatów prac, a projekt będzie można zakończyć. Taka pewność, gdzie leży meta, daje duży komfort i pozwala na dobre rozplanowanie sił, czasu i energii. Warto o taką precyzję zadbać, ponieważ niekontrolowane przedłużanie projektów jest jednym z najczęstszych powodów zdemotywowania pracowników. Jeśli z góry jasno określimy, gdzie kończy się całe zadanie (i wszyscy się na to zgodzą), to łatwiej będzie do mety dobiegać i projekty zamykać.

Za dopełnienie powyższego zdania („Projekt uznamy za zakończony, gdy…”) nie odpowiada bynajmniej sam lider, ale cały zespół. Dzięki wspólnym uzgodnieniom będą mieć identyczny punkt widzenia i wspólne zrozumienie zadań kończących cały projekt.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze