Mniej znaczy więcej. To popularne powiedzenie dotyczy również zespołów projektowych. Google – dla przykładu – ma zasadę, by nie przekraczać sześciu osób w zespole projektowym. Większe grupy nie pracują efektywnie. Trudno im się zebrać, kłopotliwe jest uzgadnianie wspólnego stanowiska czy sprawne posuwanie prac do przodu.

Ale często naprawdę potrzebujemy wkładu merytorycznego od większej liczby osób. Jak to dobrze zorganizować? Zwykle sugeruję tzw. zasadę dwóch kręgów. Pierwszy – kilkuosobowy – to trzon zespołu; ludzie, którzy będą od początku do końca w nim pracować. Drugi, to osoby, które mogą być pomocne w określonych momentach, ale nie muszą być włączane w prace na wszystkich etapach. Będą dopraszani tylko wtedy, gdy akurat zespół poprosi ich o pomoc, opinię czy konsultację.

Przydatną zasadą jest zapraszanie nie więcej niż jednego pracownika z danego działu. Trzeba jednak pamiętać, żeby dobrze wyjaśnić, co oznacza reprezentowanie w zespole swojej jednostki organizacyjnej. Chodzi o sprawne pośredniczenie między działem o zespołem projektowym. Trzeba czasem zebrać opinie, porozmawiać z koleżankami i kolegami z działu, by uzgodnić wspólne stanowisko czy poprosić ich o pomoc. Reprezentant działu nie prezentuje w zespole projektowym wyłącznie osobistej opinii, ale jest wyrazicielem zdania całej komórki. W praktyce zatem oznacza to wyjście nieco szerzej poza codzienny zakres obowiązków.

Duże zespoły erodują i demoralizują. Zwykle znajdą się w nich tacy, którzy niewiele robią. Także czujemy się mniej zobowiązani do wysiłku, wiedząc, że oprócz nas jest jeszcze dużo innych osób, które mogą wnieść swój wkład. W małych zespołach ten problem nie istnieje: nie schowamy się już tak łatwo za plecami innych. Duże zespoły składają się z ludzi słabiej zaangażowanych niż zespoły małe.

Wyjątkowym momentem uzasadniającym zaproszenie szerszego grona, jest pierwsze spotkanie zespołu. Kick-off to dobry moment na poinformowanie szerszego grona o celu i zakresie projektu. Możemy uzyskać wtedy ciekawe komentarze, oferty pomocy lub choćby nawet tylko cenne przestrogi. A potem do pracy zostaniemy już tylko w węższym gronie – sprawnym i efektywnym.

Więcej: w poniższym odcinku podcastu.

Komentarze